Préparer un audit Qualiopi : les pièces à classer en amont

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité de 7 critères et 32 indicateurs. Pour chaque indicateur, l'auditeur attend des éléments de preuve : des documents qui montrent que ce que l'organisme annonce faire est réellement fait. Dans la pratique, la difficulté n'est pas toujours de faire, mais de retrouver la bonne preuve le jour de l'audit.

Partir des 7 critères plutôt que des documents

Plutôt que de classer par type de document, organisez votre dossier autour des critères du référentiel. Cela évite les doublons et facilite le travail de l'auditeur.

• Critère 1 : l'information du public sur les prestations, les délais d'accès et les résultats obtenus.
• Critère 2 : l'identification précise des objectifs et l'adaptation aux publics lors de la conception.
• Critère 3 : l'accueil, l'accompagnement, le suivi et l'évaluation des bénéficiaires.
• Critère 4 : l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement.
• Critère 5 : la qualification et le développement des compétences des personnels.
• Critère 6 : l'inscription dans l'environnement professionnel (veille, partenariats).
• Critère 7 : le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations.

Un dossier de preuves par indicateur

Quelques règles simples rendent un dossier de preuves exploitable, y compris par une personne qui ne connaît pas l'établissement.

• Un nommage cohérent des fichiers (par exemple C1-I1_livret-accueil_v2.pdf).
• Une date, une version et un responsable identifiables sur chaque document.
• Un fichier d'index qui indique, pour chaque indicateur, où se trouve la preuve.
• La conservation des versions successives, pour montrer l'amélioration continue.

Les pièces que l'on oublie souvent

• Les preuves de diffusion de l'information : captures du site, livret d'accueil, conditions d'inscription.
• Les résultats des enquêtes de satisfaction et leur analyse, pas seulement les questionnaires vierges.
• Le registre des réclamations et les actions menées en réponse.
• Les émargements et les évaluations des acquis.
• Les CV et justificatifs de formation des intervenants.
• Les traces de veille (légale, pédagogique, métiers), datées.

Contrôler la complétude avant l'audit

Quelques semaines avant l'audit, faites une revue interne : pour chaque indicateur, existe-t-il une preuve datée, accessible et cohérente avec ce qui est déclaré ? Une pièce manquante repérée en amont se corrige ; une pièce manquante découverte pendant l'audit se transforme en écart.

Ce qu'un appui externe peut apporter

Un renfort administratif peut préparer, classer et contrôler la complétude des pièces, et assurer le suivi documentaire dans la durée. La certification, en revanche, relève de l'organisme certificateur : personne ne peut en garantir l'obtention. Cet article est donné à titre informatif ; référez-vous toujours au référentiel officiel en vigueur.